Politique de confidentialité

1. Portée et rôle

La présente politique s’applique au site Web de Union Software, aux échanges liés aux essais et aux ventes, aux communications de soutien et à la plateforme Union Software. Union Software est une entreprise de Union Global. Dans cette politique, « Union Software », « nous » et « notre » désignent Union Global dans l’exploitation de l’entreprise Union Software.

Notre rôle dépend du contexte. Pour les renseignements liés au site, aux ventes, aux comptes, à la facturation et aux contacts d’affaires, nous déterminons généralement pourquoi et comment ils sont traités. Pour les renseignements qu’un syndicat ou un autre client verse dans la plateforme, le client contrôle les fins et les autorisations d’accès; nous les traitons pour fournir le service suivant ses instructions et son contrat.

2. Renseignements recueillis

Nous ne demandons pas aux visiteurs du site de fournir des renseignements sensibles sur des membres ou des dossiers. Le client décide ce qui convient dans son espace et configure les accès selon ses obligations légales, constitutionnelles, conventionnelles et de gouvernance.

3. Fins de l’utilisation

• Fournir, sécuriser, maintenir, dépanner et améliorer le site et la plateforme.
• Créer et administrer les comptes, abonnements, choix d’hébergement régional, autorisations, soutien et relations client.
• Traiter les demandes de livres blancs, d’essai, de transaction, de communication et d’avis de service.
• Mesurer le rendement du site et comprendre l’intérêt pour nos produits lorsque le consentement analytique est donné.
• Détecter, examiner et prévenir la fraude, l’usage abusif, les incidents de sécurité et les violations de nos conditions.
• Respecter nos obligations légales, fiscales, comptables, réglementaires et de règlement des différends.
• Envoyer du marketing lorsque la loi et vos choix le permettent. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.

Nous n’utilisons pas le contenu client pour de la publicité ciblée. Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous n’utilisons pas le contenu client pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle à usage général sans autorisation écrite, distincte et explicite du client pour un programme précis.

4. Consentement et autre autorité

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec le consentement ou lorsque la loi applicable le permet ou l’exige. Selon le contexte, notre autorité peut aussi découler de l’exécution d’un contrat, de la fourniture d’un service demandé, de la protection du service et de ses utilisateurs, d’une obligation légale ou d’une autre fin commerciale reconnue.

Vous pouvez retirer votre consentement aux utilisations facultatives futures, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Le retrait ne touche pas un traitement déjà effectué légalement et peut limiter une fonction facultative. Le traitement essentiel à la sécurité ou à un service contractuel ne peut pas toujours être désactivé tant que le compte demeure actif.

5. Communication des renseignements

• Au client et à ses utilisateurs autorisés selon les permissions qu’il gère.
• Aux fournisseurs qui soutiennent l’hébergement, les bases de données, les communications, les paiements, la cartographie, l’analyse, le soutien, la sécurité et les fonctions activées, sous des restrictions contractuelles appropriées.
• Aux sociétés affiliées et au personnel de Union Global qui en ont besoin pour exploiter, soutenir, sécuriser ou administrer le service.
• Aux autorités, tribunaux, organismes de réglementation ou autres parties lorsque raisonnablement nécessaire pour respecter la loi, protéger des droits ou la sécurité, examiner un abus ou établir et défendre une réclamation.
• Dans le cadre d’un financement, d’une réorganisation, fusion, acquisition, vente ou cession d’entreprise, sous réserve de confidentialité et de la loi.
• Selon vos instructions ou votre consentement.

Les fournisseurs actuels de la plateforme, leurs fins et les renseignements pertinents sur leurs lieux de traitement figurent à la page Sous-traitants. Un fournisseur ne s’applique que si le module ou l’intégration correspondant est activé.

6. Emplacement et traitement international

Les Données client de la plateforme hébergée principale sont affectées à une région de résidence prise en charge lors de l’inscription ou dans le bon de commande. Les espaces des clients canadiens utilisent un déploiement régional canadien, ceux des clients américains un déploiement américain et ceux d’un autre marché pris en charge le déploiement régional correspondant. Nous n’utilisons pas un autre pays comme solution de repli lorsque la région requise n’est pas disponible.

Dans ce déploiement régional, nous configurons les services gérés de base de données de production ainsi que les principaux services infonuagiques d’application, de stockage, de sauvegarde, de journalisation, de file d’attente et de sécurité dans la même région prise en charge. Les Données client principales, les répliques de base de données dans la région, les sauvegardes, le traitement applicatif et le trafic privé entre les services demeurent dans cette limite régionale et ne sont pas normalement déplacés, répliqués ou acheminés par un autre environnement régional. Une correction autorisée par le client d’une région choisie incorrectement lors de l’inscription ou une exigence légale contraignante peut nécessiter un traitement différent.

Cet engagement régional vise la plateforme hébergée principale et non chaque transmission sur Internet. Si un client active le courriel, le texto, la voix, les paiements, les cartes, le soutien ou une autre intégration qu’il demande, les renseignements limités nécessaires peuvent être traités par le fournisseur approuvé hors de la région principale. Les demandes sur le site, les renseignements de facturation et d’administration de compte, les preuves de consentement et certaines métadonnées de compte ou de diagnostic d’un fournisseur peuvent aussi être traités là où Union Software ou le fournisseur divulgué exerce ses activités. La page Sous-traitants et l’Addenda de traitement décrivent ces exceptions. Les lois de ces lieux peuvent permettre un accès légal par les tribunaux ou les organismes d’application de la loi ou de sécurité nationale.

Nous utilisons des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques adaptées aux renseignements et au transfert. Pour les renseignements du Québec, nous appuyons l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et les ententes écrites requises, le cas échéant. Le bon de commande et l’Addenda de traitement prévalent s’ils indiquent une autre région prise en charge ou un engagement plus précis.

7. Conservation et suppression

Nous conservons les renseignements seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins indiquées, aux instructions documentées du client et aux exigences légales, de sécurité, de comptabilité, de sauvegarde et de règlement des différends. La durée dépend du type et de la sensibilité, de la configuration, de la relation et de la loi applicable.

À la fin d’un compte client, la restitution et la suppression suivent le contrat et l’addenda de traitement. Les sauvegardes et journaux de sécurité peuvent demeurer sous accès contrôlé pendant une période limitée jusqu’à leur remplacement ou suppression sécurisée. Nous pouvons conserver un registre minimal de désabonnement et les preuves de conformité nécessaires.

Si un essai gratuit ne devient pas un abonnement payant, l’accès à l’espace est suspendu à son expiration. Le Client peut demander une exportation standard pendant l’essai ou dans les 30 jours suivants. Nous supprimons les Données client des systèmes actifs dans les 90 jours suivant la fin de l’essai, sauf abonnement ou conservation exigée par la loi. Les dossiers de l’administrateur de l’essai et des contacts d’affaires peuvent être conservés jusqu’à 24 mois après le dernier échange pour administrer la relation, prévenir la fraude et garder l’historique de soutien, sauf délai plus court requis ou demande de suppression vérifiée. Les preuves de consentement, listes d’exclusion, dossiers de sécurité, d’entente et dossiers légaux peuvent être conservés plus longtemps lorsque raisonnablement nécessaire à ces fins.

8. Mesures de protection

Nous maintenons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité et au volume. Elles comprennent le contrôle d’accès par rôle, l’authentification, le chiffrement en transit, le chiffrement au repos lorsque l’architecture le permet, les journaux, les sauvegardes, la gestion des vulnérabilités et incidents, les obligations de confidentialité du personnel et l’examen des fournisseurs.

Aucun système n’est entièrement sûr. Les clients gèrent leurs utilisateurs, rôles, exportations, services connectés et appareils. Si vous croyez que des renseignements ont été compromis, avisez-nous rapidement.

9. Droits au Canada

Sous réserve des exceptions applicables, vous pouvez demander l’accès aux renseignements que nous contrôlons, comprendre leur utilisation ou communication, corriger une inexactitude, retirer un consentement ou contester notre conformité. Au Québec, vous pouvez aussi avoir des droits de portabilité, de désindexation, de réindexation et d’information sur une décision automatisée lorsque les conditions légales sont remplies.

Nous pouvons vérifier l’identité et l’autorité. Si le client contrôle le renseignement, nous vous dirigerons vers lui ou l’aiderons au besoin. Après nous avoir permis de régler la préoccupation, vous pouvez porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou à l’organisme provincial compétent.

10. Droits aux États-Unis

Les résidents de certains États peuvent avoir des droits de connaissance ou d’accès, de copie portable, de correction, de suppression, de refus de vente, de publicité ciblée ou de certains profilages, de limitation de certaines utilisations sensibles et d’appel d’un refus. Ces droits s’appliquent seulement lorsque la loi visée nous couvre et couvre les renseignements demandés.

Union Software ne vend pas de renseignements personnels et ne les partage pas pour de la publicité comportementale intercontextuelle. Nous ne faisons pas de discrimination en raison de l’exercice d’un droit applicable. Un mandataire autorisé peut présenter une demande lorsque permis, sous réserve de vérification.

11. Témoins et choix du navigateur

Nous utilisons le stockage local et des témoins pour les choix de consentement, la langue, la région, l’apparence, la sécurité et les fonctions de base. Google Analytics est chargé seulement après votre consentement analytique. Nous n’utilisons actuellement aucun témoin de marketing sur ce site. Consultez la Politique sur les témoins.

Puisque nous ne vendons ni ne partageons de renseignements pour la publicité ciblée, nous ne traitons pas actuellement les signaux de préférence du navigateur comme un refus de vente ou de partage. Nous réévaluerons cette pratique si notre traitement change.

12. Courriel, texto et préférences marketing

Nous envoyons des courriels ou textos promotionnels seulement avec la permission ou l’autorité légale requise pour le destinataire et sa région. Les messages électroniques commerciaux au Canada identifient l’expéditeur et offrent un mécanisme de désabonnement fonctionnel conformément à la Loi canadienne anti-pourriel. Les messages de service, sécurité, facturation ou réponse demandée peuvent toujours être envoyés au besoin.

Commencer ou utiliser un essai gratuit n’exige pas de consentir au marketing et n’inscrit pas automatiquement une personne aux messages promotionnels. Le cas échéant, ce consentement est un choix distinct, facultatif et non coché visant les nouvelles de produits, contenus éducatifs, événements, rabais, promotions et offres d’abonnement ou de mise à niveau. S’il est donné, il s’applique pendant et après l’essai jusqu’à son retrait; la fin de l’essai n’annule pas ce choix. Nous consignons l’énoncé accepté, la date, l’heure, la source et le compte ou l’adresse visé. Refuser ou retirer ce consentement ne touche pas l’essai. Nous pouvons néanmoins envoyer les avis nécessaires de vérification, sécurité, soutien demandé, rappels neutres des jours restants, expiration, exportation et suppression. Un message visant principalement à convaincre de s’abonner, de passer à un forfait supérieur ou de réclamer une offre est traité comme du marketing.

13. Enfants et personnes mineures

Le site public et l’inscription directe à un essai ou à un compte s’adressent aux organisations et à leurs représentants autorisés, non aux enfants ou aux personnes mineures agissant seules. Nous n’invitons pas sciemment une personne mineure à fournir directement des renseignements dans un formulaire public ou à créer un compte d’organisation. Si un client a un motif légal de conserver des renseignements sur une personne à charge ou un jeune membre dans son espace, il doit disposer de l’autorité, des avis, des contrôles d’accès et des protections nécessaires.

14. Responsable de la protection et demandes

Communiquez avec la personne responsable à legal@unionsoftware.com, objet « Demande de confidentialité », ou écrivez à : Union Software, à l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, 190 Norseman St., Suite 100, Etobicoke, Ontario, Canada M8Z 2R4. Précisez votre demande, votre territoire et si elle concerne le site ou l’espace d’un client. N’envoyez pas par courriel de dossiers sensibles de membre, médicaux, financiers ou de grief.

Nous pouvons modifier cette politique lorsque nos services ou obligations changent. Nous publierons la version révisée et sa nouvelle date de prise d’effet et donnerons tout avis supplémentaire requis.